Kalenderen på opslagstavlen
I mange klubber hænger flyvedagens vigtigste dokument på en opslagstavle i klubhuset. Et lamineret ugeskema, en tavle med tuschpen, måske et ringbind. Her skriver medlemmerne sig på flyene, og her opstår også de fleste af sæsonens konflikter. To piloter har begge skrevet sig på toseren klokken ti om lørdagen, den ene med kuglepen og den anden med blyant, og ingen af dem husker at have set den anden gøre det.
Problemet med papirkalenderen er ikke at den er gammeldags. Problemet er at den kun findes ét sted. Vil du booke enkeltsædet til på søndag, skal du fysisk stå i klubhuset for at se om det er ledigt. Bor du en times kørsel væk, ringer du til en kammerat og beder ham kigge. Den information burde alle kunne se, men den lever bag en dør der er låst om vinteren.
Vi troede uenighederne handlede om personer. De handlede om at ingen kunne se hvad de andre allerede havde booket.
Kasserer, jysk svæveflyveklub
Én kalender som alle kan se
Det første digital booking løser, er synligheden. Når flyparken ligger i systemet, kan ethvert medlem åbne kalenderen hjemmefra og se præcis hvad der er ledigt. Toseren, enkeltsæderne, spillet og slæbeflyet står side om side, og en booking er synlig i samme sekund den er lavet.
Det lyder banalt, men det fjerner selve roden til dobbeltbooking. To piloter kan ikke længere skrive sig på det samme fly uden at vide det, for den anden booking er der allerede på skærmen. Vil man alligevel booke et optaget tidsrum, blokerer systemet det og foreslår et andet. Konflikten opstår aldrig, fordi den bliver forhindret før den bliver til en uenighed på pladsen.
Materiel er mere end fly
En flyvedag hænger ikke kun på flyene. Uden spil kommer ingen svæveplan i luften, og uden slæbefly bliver termikdagen kort. Derfor giver det kun mening at booke materiel samlet. Når en pilot booker enkeltsædet til en streck, kan systemet samtidig vise om der overhovedet er spilkapacitet i det tidsrum, eller om alle starter allerede er lagt beslag på.
Det samme gælder slæbeflyet. En slæbestart kræver både flyet og en slæbepilot, og hvis begge dele er booket til et konkurrencehold hele formiddagen, er det bedre at vide det fredag aften end at møde skuffet op lørdag. Digital booking kobler materiellet sammen, så et medlem ser den fulde virkelighed og ikke kun en enkelt brik.
Ventelisten der arbejder for dig
På en god termikdag vil alle op. Så er toseren booket fra morgen til aften, og de tre der kom for sent, står tilbage. I papirmodellen betyder det at de går forgæves eller bliver hængende i håb om at et hul åbner sig. Ingen ved hvem der var først i køen.
En venteliste rydder op i det. Medlemmerne skriver sig på i den rækkefølge de kommer, og når en booking bliver aflyst, tilbydes den ledige tid automatisk til den næste på listen. Ingen skal sidde og overvåge kalenderen, for beskeden kommer af sig selv. Køen er retfærdig, fordi den er synlig og bygger på hvem der faktisk meldte sig først.
Når vejret melder afbud
Svæveflyvning styres af vejret, og en overskyet lørdag vælter tit halvdelen af dagens bookinger. I papirmodellen betyder det en telefonkæde: startlederen ringer rundt, folk aflyser mundtligt, og tavlen bliver aldrig helt opdateret. Nogen kører alligevel forgæves ud.
Med digital booking aflyser medlemmet selv med et enkelt tryk, og tiden frigives med det samme til andre. Beslutter flyvechefen at hele dagen aflyses, kan en samlet besked nå alle med en booking uden at nogen skal huske hvem der stod på listen. Den ledige kapacitet ryger tilbage i systemet, og næste tørre dag kan bookes uden at rydde op i gammelt rod først.
Hvad en travl flyvedag får ud af det
Sæt det hele sammen, og en travl lørdag ser anderledes ud. Startlederen møder til en flyvedag hvor det allerede er klart hvem der har hvilke fly og hvornår. Spil og slæb er koordineret med startlisten, så der ikke opstår kø ved spilenden fordi tre piloter troede de havde samme starttid. Ventelisten fordeler den ledige kapacitet retfærdigt, og et vejromslag håndteres med en besked i stedet for tredive telefonopkald.
Gevinsten er ikke bare færre konflikter. Det er en flyvedag der er forudsigelig for alle, fra den nye elev der vil sikre sig en skoletur, til flyvechefen der har brug for at vide om dagens plan overhovedet hænger sammen.
Sådan gør Startstedet det
Startstedet samler hele flyparken, spillet og slæbeflyet i én kalender som alle medlemmer kan se hjemmefra. Systemet blokerer dobbeltbooking før den opstår, håndhæver klubbens egne regler om hvem der må booke hvad, og lader medlemmerne skrive sig på ventelister der fyldes automatisk når noget bliver ledigt. Aflysninger sker med et enkelt tryk, og den frigivne tid ryger straks tilbage i omløb.
Vil du se hvordan jeres flyvedage bliver mere forudsigelige, så book en demo eller kig på hvad en samlet løsning koster på prissiden.
