Kan vi styre, hvem der ser hvad?

Ja, pr. dokument. Vælg offentligt, kun logget ind eller begrænset. Ved begrænset adgang tilføjer I roller og sætter for hver, om den må se, hente eller rette dokumentet.

Understøtter I versionsstyring?

Nej. Der ligger én fil pr. dokument, og en ny fil erstatter den gamle. Til gengæld er der aldrig tvivl om, hvilken der gælder. Datoen for seneste opdatering står på dokumentet, og ændringerne skrives i dokumentets historik.

Kan vi søge inde i dokumenterne?

Ja. Teksten bliver trukket ud af PDF, Word og Excel, når filen lægges op, og søgningen går både i titel, beskrivelse og den tekst.

Kan medlemmer få besked, når der kommer nye dokumenter?

Ja. Medlemmet abonnerer på en kategori og får besked, når der kommer et nyt dokument i den, eller når filen på et eksisterende bliver skiftet.

Kan vi importere vores eksisterende dokumenter?

Ja. Flere filer kan lægges op på én gang, og en mappe på serveren kan scannes ind, eventuelt så undermapperne bliver til kategorier. Der er ingen direkte forbindelse til Google Drive eller Dropbox.

Dokumenter

Find den rigtige version, når du skal bruge den

Håndbøger, referater, regler og tekniske dokumenter samlet ét sted, med søgning i teksten inde i filerne, kategorier i flere niveauer og adgang sat på det enkelte dokument.

Dokumentarkivet i Startstedet med søgefelt, kategorivælger og syvoghalvfems dokumenter grupperet efter kategori, hvert med filtype, størrelse, datoer, antal downloads og knapper til at vise, kopiere link og hente

Klubbens dokumenter lever ofte spredt i mapper på et drev, i en indbakke eller i et ringbind i klubhuset. Problemet er sjældent opbevaringen. Det er at finde det rigtige dokument i det øjeblik, nogen står og skal bruge det. Startstedet samler dem sammen med resten af klubben, så håndbogen, referatet og den tekniske instruks ligger det samme sted som vagtplanen og kalenderen.

Ringbind, håndbøger og en bærbar computer på et bord i hangaren

Søgning

Find dokumentet uden at kende mappen

Skriv et ord, og listen snævrer ind. Søgningen går i titlen, i beskrivelsen og i selve teksten i filen, fordi Startstedet trækker teksten ud af PDF, Word og Excel, når dokumentet bliver lagt op. Skal du længere ned, filtrerer du på kategori, filtype eller dato. Medlemmet behøver ikke vide, hvilken mappe dokumentet ligger i.

Dokumentsøgningen i Startstedet med ordet indbydelse skrevet i søgefeltet, filtre på kategori, filtype og dato, og fem træf med filtype, størrelse, dato og antal downloads

Struktur

Struktur, der giver mening for klubben

Klubben opretter selv sine kategorier og kan lægge dem i flere niveauer, fx en unionshåndbog med sine egne underkategorier, eller flyvechefens besøgsrapporter med et år under hver. Et dokument kan ligge i flere kategorier på én gang, og oversigten grupperer dem, så man kan bladre i stedet for at søge.

Dokumentkategorierne i Startstedet som kort med antal dokumenter, og under flere af dem en række underkategorier, blandt andet Unionshåndbog med elleve og Organisation med ti

Adgang

Det rigtige dokument til de rigtige medlemmer

Adgangen sættes på det enkelte dokument, ikke på mappen. Et dokument kan være offentligt, åbent for alle der er logget ind, eller begrænset. Er det begrænset, tilføjer I de roller, der skal have det, og sætter for hver rolle, om den må se, hente eller rette dokumentet. Et bestyrelsesreferat behøver derfor ikke være synligt for de samme som håndbogen.

Adgangsopsætningen på et dokument i Startstedet med adgangstypen Begrænset valgt, og to roller tilføjet med hver sine flueben for vis, download og rediger

Den gældende fil

Én fil, og det er den gældende

Der ligger præcis én fil på hvert dokument. Lægger I en ny op, erstatter den den gamle, så der ikke bliver en forældet udgave tilbage at forveksle den med. Datoen for seneste opdatering står på dokumentet, ændringer i titel, status og publicering skrives i dokumentets historik, og dokumentet kan låses, mens nogen arbejder med det, så to ikke retter samtidig.

Et dokument i Startstedet med titel, beskrivelse, den nuværende fil, feltet til at lægge en ny fil op, og til højre status, oprettelsesdato og datoen for seneste opdatering

Læsning

Læs det uden at hente det først

PDF åbner direkte i Startstedet med sidenavigation, zoom og fuld skærm. Word, Excel og de øvrige filtyper hentes ned, fordi de ikke kan vises i browseren. Hver download tælles, og klubben kan se i loggen, hvem der har hentet hvad.

En PDF åbnet i Startstedet med dokumentets titel, sidetæller, knapper til at zoome og gå til fuld skærm, og selve siden vist i læseren

Abonnement

Få besked, når noget ændrer sig

Et medlem kan abonnere på en kategori. Når klubben lægger et nyt dokument op i den, eller skifter filen på et, der allerede ligger der, får abonnenterne besked. Abonnementerne sættes til og fra på kategorien og styres samlet under Min profil.

Hvad kan I med dokumenterne

Kategorier i flere niveauer
Søgning i titel, beskrivelse og teksten inde i filerne
Filtre på kategori, filtype og dato
PDF læses i Startstedet uden at blive hentet
Adgang pr. dokument: offentligt, logget ind eller begrænset
Begrænset adgang pr. rolle, med vis, download og rediger
Abonnement på en kategori, med besked når der kommer nyt
Masseimport af eksisterende filer

Ofte stillede spørgsmål

Kan vi styre, hvem der ser hvad?: Ja, pr. dokument. Vælg offentligt, kun logget ind eller begrænset. Ved begrænset adgang tilføjer I roller og sætter for hver, om den må se, hente eller rette dokumentet.
Understøtter I versionsstyring?: Nej. Der ligger én fil pr. dokument, og en ny fil erstatter den gamle. Til gengæld er der aldrig tvivl om, hvilken der gælder. Datoen for seneste opdatering står på dokumentet, og ændringerne skrives i dokumentets historik.
Kan dokumenter forhåndsvises direkte?: PDF kan læses i Startstedet med sidenavigation, zoom og fuld skærm. Word, Excel og andre filtyper hentes ned.
Kan vi søge inde i dokumenterne?: Ja. Teksten bliver trukket ud af PDF, Word og Excel, når filen lægges op, og søgningen går både i titel, beskrivelse og den tekst.
Kan medlemmer få besked, når der kommer nye dokumenter?: Ja. Medlemmet abonnerer på en kategori og får besked, når der kommer et nyt dokument i den, eller når filen på et eksisterende bliver skiftet.
Kan vi importere vores eksisterende dokumenter?: Ja. Flere filer kan lægges op på én gang, og en mappe på serveren kan scannes ind, eventuelt så undermapperne bliver til kategorier. Der er ingen direkte forbindelse til Google Drive eller Dropbox.