Bestyrelsen er der for at lede klubben. Ikke for at vedligeholde regneark.
Bestyrelsesarbejde i en svæveflyveklub er frivilligt. Det burde handle om at udvikle klubben, tiltrække nye medlemmer og planlægge sæsonen. I stedet går tiden med vagtplaner, medlemslister og koordinering på tværs af Excel, Facebook og Outlook. Startstedet samler det hele ét sted, så bestyrelsen kan fokusere på det der betyder noget.
Lyder det bekendt?
De fleste svæveflyveklubber kæmper med de samme ting. Ikke fordi bestyrelsen gør noget forkert, men fordi værktøjerne er spredt ud over for mange steder.
Vagtplanen hænger på én person
Ét bestyrelsesmedlem vedligeholder vagtplanen i Excel og sender mails ud manuelt. Bytninger sker via SMS, e-mail, i klubbens Facebookgruppen, ved at kontakte vagtplanlæggeren og overblikket er væk inden weekenden. Hvis vedkommende holder ferie eller stopper, starter klubben forfra.
Med Startstedet booker og bytter medlemmerne selv vagter direkte i systemet. Bestyrelsen slipper for at koordinere.
Medlemsdata lever i tre regneark
Kassereren har sin version. Formanden har en anden. Instruktørlisten ligger et tredje sted. Ingen ved helt hvilken der er den rigtige, og GDPR-ansvaret er uklart.
Ét medlemskartotek som alle arbejder i. Opdateringer sker ét sted, og klubben har styr på hvem der har adgang til hvad.
Beskeder drukner i støj
Vigtige opslag sendes på Facebook, i en mail-liste og måske som SMS. Nogle medlemmer ser det hele tre gange, andre ser det aldrig. Man ved ikke hvem der har fået besked.
Startstedet sender notifikationer samlet fra ét sted. Man kan se hvem der har læst hvad, uden at jagte folk bagefter.
Bestyrelsesmøder bruges på drift
Halvdelen af mødetiden går med "hvem har vagt næste weekend?", "har vi fået svar fra de nye medlemmer?" og "hvor er det regneark med flyparken?". Der er sjældent tid til det strategiske.
Når det praktiske kører af sig selv, kan møderne handle om det der faktisk gør klubben bedre: rekruttering, fastholdelse, events, investeringer og sæsonplanlægning.
Hvad sker der når den ene person, der holder styr på det hele, ikke længere er der?
Alle klubber har ildsjæle. Den person der har bygget vagtplanen i Excel, kender alle makroerne og ved hvordan alt hænger sammen. Det fungerer fint. Lige indtil vedkommende stopper, flytter eller bare har brug for en pause.
Når klubbens administration lever i én persons hoved og på én persons computer, er det ikke et system. Det er en sårbarhed. Startstedet gør klubbens viden og processer tilgængelige, så ingen enkeltperson er uundværlig.
Uden Startstedet
- ✕Vagtplaner, makroer og historik forsvinder med personen
- ✕Ny bestyrelse bruger måneder på at genopbygge
- ✕Data kan gå tabt permanent
Med Startstedet
- ✓Alle processer lever i systemet, ikke i én persons hoved
- ✓Ny bestyrelse logger ind og kan se alt fra dag ét
- ✓Daglig backup og fuld dataeksport
GDPR-ansvaret
- ✓Medlemsdata i ét system med adgangskontrol
- ✓Ingen personoplysninger i løse regneark eller mails
- ✓Klubben kan dokumentere sin datahåndtering
Konkret hvad der ændrer sig for bestyrelsen.
Ikke abstrakte forbedringer, men de ting bestyrelsen rent faktisk laver hver uge.
Typisk uge i bestyrelsen
- –Vagtplanen vedligeholdes i Excel af én person
- –Booking og flyvedage registreres manuelt
- –Beskeder sendes via Facebook, mail og opslag
- –Medlemslister findes i flere versioner
- –Bestyrelsesmøder bruger tid på praktisk koordinering
- –Nye medlemmer skal spørge rundt for at finde information
Bestyrelsen bruger tiden på klubben
- ✓Medlemmerne booker og bytter selv vagter
- ✓Flyvedage og booking registreres digitalt med historik
- ✓Notifikationer sendes automatisk fra ét system
- ✓Ét medlemskartotek som altid er opdateret
- ✓Bestyrelsesmøder handler om strategi og udvikling
- ✓Nye medlemmer finder selv det de har brug for
Fra beslutning til drift på fem uger.
Bestyrelsen skal ikke selv finde ud af det. Jeg hjælper personligt med at flytte data ind, sætte systemet op og oplære nøglepersonerne. Klubben kører parallelt med de eksisterende værktøjer, indtil alle er trygge.
Opstart
Omfang aftales, klubbens konto sættes op og data begynder at blive flyttet ind.
Data flyttes ind
Medlemmer, fly, vagter og indhold overføres. Bestyrelsen får test-adgang.
Oplæring
Bestyrelse, kasserer og nøglepersoner oplæres. Online eller i klubhuset.
I drift
Systemet kører og medlemmerne kan logge ind og bruge Startstedet.
Kører selv
Klubben er selvkørende. Support altid tilgængelig på telefon, mail og chat jf. aftalen.
Opstart
Omfang aftales, klubbens konto sættes op og data begynder at blive flyttet ind.
Data flyttes ind
Medlemmer, fly, vagter og indhold overføres. Bestyrelsen får test-adgang.
Oplæring
Bestyrelse, kasserer og nøglepersoner oplæres. Online eller i klubhuset.
I drift
Systemet kører og medlemmerne kan logge ind og bruge Startstedet.
Kører selv
Klubben er selvkørende. Support altid tilgængelig på telefon, mail og chat jf. aftalen.
Klubbens data er i trygge hænder.
Tag en snak med mig.
30 minutter, ingen forpligtelser.
En uforpligtende gennemgang af systemet, klubbens situation og en ærlig vurdering af om Startstedet passer. Hvis det ikke gør, siger jeg det.