For bestyrelsen

Bestyrelsen er der for at lede klubben. Ikke for at vedligeholde regneark.

Startstedet samler medlemsdata, kommunikation, bookinger, vagter, dokumenter og klubadministration ét sted, i stedet for spredte regneark, mailtråde og løsninger, der hænger på enkelte personer.

Book en demo Se funktioner

Kluboverblikket i administrationen med dagens flyvedag og de besatte kritiske vagter, ubesatte vagter de næste syv dage, bytteanmodninger, flyparkens status, bookinger i dag, vintervedligeholdelsen og antal aktive medlemmer

Udfordringen

Når klubben bor i hovedet på enkelte personer

Mange svæveflyveklubber holdes kørende af en eller få ildsjæle, der har styr på det hele. Det fungerer ofte i mange år. Det bliver først et problem, den dag de får mindre tid, skifter rolle eller stopper.

Vagtplanen hænger på én person
FørVagtplanen laves i et regneark og opdateres af den samme person. Bytter nogen en vagt, sker det på en besked eller en mail, og den nyeste udgave findes kun ét sted.
Med StartstedetVagterne ligger i klubbens egen vagtplan. Medlemmerne tager selv ledige vagter og beder om at bytte, og administrationen kan se, om de kritiske vagter er besat.
Medlemsdata lever i flere regneark
FørMedlemslisten står ét sted, kontingentet et andet, og kvalifikationerne i et tredje. Med tiden er det ikke til at vide, hvilken fil der er den rigtige.
Med StartstedetÉt medlemskartotek med kontaktoplysninger, roller og kvalifikationer. Medlemmet retter selv sine egne oplysninger, og listen kan trækkes ud som regneark, når der er brug for det.
Beskeder drukner i mail og Facebook
FørVigtige beskeder ligger i en mailtråd eller i en Facebook-gruppe. Et halvt år senere er de svære at finde igen, og nye medlemmer har aldrig set dem.
Med StartstedetKorte beskeder på opslagstavlen, samtaler i beskedmodulet og de blivende ting i dokumenter og KlubNyt. Det står, hvor det hører hjemme, og kan findes igen.

Kontinuitet

Hvad sker der, når den ene person, der holder styr på det hele, ikke længere er der?

Klubben skal kunne fortsætte, også når nøglepersoner stopper, får mindre tid eller skifter rolle. Det handler ikke om at gøre noget forkert i dag, men om at arbejdet kan gives videre.

Når viden stopper hos personer

Regneark ligger på private computere
Adgangskoder kendes kun af få
Gamle beslutninger er svære at finde igen
Det er uklart, hvem der har ansvaret for hvad

Når viden ligger i Startstedet

Hele bestyrelsen har adgang til det samme
Roller og rettigheder styrer, hvem der kan hvad
Dokumenter og opslag ligger samlet
Strukturen bliver i klubben, når folk skifter

Tryghed og ansvarlig datahåndtering

Klubbens oplysninger om medlemmerne skal behandles ordentligt. Adgangen styres af roller, databehandleraftalen følger Datatilsynets standardbestemmelser, og databasen sikkerhedskopieres automatisk før hver opdatering.

Mere tid til det vigtige

Mindre administration. Mere klub.

Startstedet fjerner en del af dobbeltarbejdet og giver bestyrelsen et fælles overblik, så tiden kan bruges på flyvningen og på klubben.

Typisk uge i bestyrelsen

Jager manglende oplysninger hos medlemmerne
Opdaterer flere lister manuelt
Svarer på de samme spørgsmål igen
Leder efter den nyeste udgave af et dokument
Koordinerer vagter i mail og beskeder
Sætter nye bestyrelsesmedlemmer ind i spredte systemer

Bestyrelsen bruger tiden på klubben

Har ét samlet overblik over klubben
Giver adgang ved at sætte en rolle på
Finder oplysningerne, hvor de hører hjemme
Har dokumenter og procedurer samlet ét sted
Planlægger vagter og aktiviteter i systemet
Får nye i bestyrelsen hurtigere med

Produktet i praksis

Se klubben, som bestyrelsen skal se den

Administrationen samler medlemmer, roller, fly, bookinger, vagter, dokumenter og aktiviteter. Rettighederne bestemmer, hvad den enkelte kan se og redigere.

Roller og rettigheder i administrationen med klubbens roller til venstre og rettighederne for Aktivt medlem til højre, grupperet i fly, booking, hytte, indhold og dokumenter

Medlemmer: Kartotek med kontaktoplysninger, roller, kvalifikationer og status. Import fra regneark og eksport til Excel.
Roller og adgang: Klubben sætter rettigheder pr. rolle, område for område, og giver bestyrelse, instruktører og udvalg hver deres adgang.
Fly og status: Flyparken med aktuel status: i drift, i vedligehold eller ude af drift.
Vagter: Vagtplan med kritiske vagter, selvtilmelding og bytteanmodninger.
Dokumenter: Vedtægter, procedurer og håndbøger med adgang pr. dokument og søgning inde i filerne.
Henvendelser: Medlemmernes spørgsmål og fejlmeldinger med kategori, status og interne noter.
Aktiviteter: Kalender med klubarrangementer, kurser og andre aktiviteter.

Nem implementering

Fra ja til drift

Opstarten går ikke hurtigere, end klubben kan følge med. Hvor lang tid det tager, afhænger mest af, hvor hurtigt I kan skaffe jeres egne data og sige ja til de valg, der skal træffes undervejs.

1
Afklaring
Vi taler om klubbens behov, og hvilke moduler der skal være tændt fra start.
2
Opsætning
Klubben oprettes med eget domæne, egen database og grundindstillingerne på plads.
3
Data
Medlemmerne importeres fra et regneark ud fra en skabelon, jeg sender jer.
4
Introduktion
Bestyrelsen og de øvrige nøglepersoner får en gennemgang af administrationen.
5
Drift
Klubben går i gang, og jeg er der fortsat, når der er spørgsmål.

Sikkerhed og tillid

Klubbens data er i trygge hænder

Startstedet er lavet til danske klubber, og persondata om medlemmerne skal behandles derefter. Her er, hvad der konkret gælder.

Egen installation: Hver klub har sin egen installation og sin egen database. Data deles aldrig med andre klubber.
Roller og adgang: Rettigheder sættes pr. rolle, område for område, så den enkelte kun ser det, vedkommende skal.
Databehandleraftale: Aftale efter Datatilsynets standardbestemmelser, som klubben underskriver digitalt.
Drift i EU: Dansk hostingleverandør. Serverne står fysisk hos Hetzner i Tyskland, altså inden for EU.
Sikkerhedskopi: Databasen kopieres automatisk før hver opdatering, og hostingleverandøren tager desuden sine egne kopier.
Jeres egne data: Medlemslisten kan altid trækkes ud som Excel, og det samme gælder svar på klubbens formularer.

Fire klubmedlemmer samlet ved tavlen i hangarporten med klubbens svævefly på pladsen bag sig

Unik for svæveflyveklubber

Svæveflyveklubber fungerer ikke som almindelige foreninger

En svæveflyveklub er mere end en medlemsliste og et kontingent. Bestyrelsen har ansvar for fly, vedligeholdelse, vagter, kvalifikationer, booking og den daglige drift på flyvepladsen. Startstedet er skrevet til netop det, af en svæveflyvepilot.

Fly og vintervedligeholdelse
Vagter og flyveledelse
Kvalifikationer og udløbsdatoer
Booking af fly, hytter og udstyr
Klubdokumenter og procedurer
Medlemmer, elever og instruktører

Næste skridt

Tag en snak med mig. 30 minutter, ingen forpligtelser.

Demoen tager udgangspunkt i jeres klub og jeres måde at gøre tingene på. Ikke en salgssamtale, men en ærlig vurdering af, om Startstedet giver mening hos jer.

Book en demo