Skidt ind, skidt ud
Der er en fristelse ved enhver migration, som er lige så menneskelig som den er dyr: bare at flytte alt over og rydde op bagefter. Det virker hurtigere. Det er det aldrig.
Et nyt system starter med præcis den datakvalitet I giver det. Flytter I et rodet kartotek over, får I et rodet system, bare med en pænere forside. De dubletter, døde mailadresser og glemte medlemmer, som I har kunnet leve med i regnearket, bliver ikke bedre af at skifte hjem. De bliver mere synlige, og de forvirrer alle de nye funktioner, I egentlig skiftede for at få.
Den gode nyhed er, at oprydning inden import er en overskuelig opgave. Den tager typisk fra en til to aftener for et par personer fra bestyrelsen, og den er langt nemmere at lave i et regneark I allerede kender, end i et system I lige har lært.
De fem oprydninger der betaler sig
1. Fjern spøgelserne
Start med de medlemmer der ikke længere er medlemmer. Hver klub har dem: folk der stoppede for tre år siden, men aldrig blev slettet, fordi ingen turde. Gå listen igennem og marker hvem der reelt er aktive. Vær ærlig. Et kartotek med 90 rigtige medlemmer er mere værd end et med 140 hvoraf 50 er fortid.
Er I i tvivl om nogen, så lav en kolonne “verificér” i stedet for at gætte. Så har I en konkret liste at ringe rundt på, i stedet for at trække et gæt med over i det nye system.
2. Find og fjern dubletter
Sortér listen efter navn og kig efter det samme menneske to gange. Det sker oftest når nogen er skrevet ind på ny frem for rettet. Problemet er, at de to rækker sjældent er ens. Den ene har den nye adresse, den anden har telefonnummeret. Læg dem sammen til én komplet række, før I sletter den anden.
Vær opmærksom på far og søn med samme navn i juniorafdelingen. Det er ikke en dublet, selvom det ligner.
En dublet der slipper igennem importen bliver til to halve medlemmer. Ingen af dem har det fulde billede, og begge forvirrer statistikken.
3. Ret de døde emailadresser
Emailen er den kanal I kommer til at bruge mest i det nye system, til vagtplaner, indkaldelser til generalforsamling og beskeder om flyvedage. En død adresse betyder et medlem der falder ud af al kommunikation uden nogen opdager det.
Kig efter det åbenlyse først: mellemrum, dobbelte punktummer, en manglende slutning efter snabel-a. Send derefter en kort testmail til hele listen inden import og hold øje med hvilke der bouncer. De adresser retter I, inden de flytter med.
4. Udfyld de manglende fødselsdatoer
Fødselsdato er ikke bare et pænt felt. Den styrer juniorstatus, aldersbestemte kontingentsatser og i mange klubber også hvornår et medlem skal have fornyet lægeattest. Mangler den, mangler systemet grundlaget for de udregninger.
Lav en kolonne der viser de tomme, og få dem fyldt ud. Det er sjældent mange, og det er langt nemmere at spørge et aktivt medlem nu end at opdage hullet midt i sæsonen.
5. Ensret formaterne
Til sidst det kedelige, men vigtige. Datoer skrevet på fem forskellige måder. Telefonnumre med og uden landekode. Postnumre som tekst i én række og som tal i en anden. Vælg ét format pr. kolonne og ret alt til det. Et system er strengere end et menneske, og det I ikke ensretter nu, bliver til fejl ved importen.
En konkret arbejdsgang
Sådan gør vi det i praksis med de klubber vi hjælper:
- Eksportér til ét ark. Saml al medlemsdata i én fil, uanset hvor mange systemer den kom fra.
- Tilføj en verificér-kolonne. Marker aktiv, passiv eller udmeldt for hver række.
- Sortér og luk dubletter sammen. Én komplet række pr. medlem.
- Testmail hele listen. Ret det der bouncer.
- Udfyld huller. Fødselsdatoer og manglende roller.
- Ensret kolonner. Ét format ad gangen.
Når arket er rent, er selve importen den nemme del. Det svære, oprydningen, har I allerede lavet.
Hvad Startstedet gør
Startstedet importerer jeres oprydede kartotek og fanger de sidste uregelmæssigheder undervejs, så I ser præcis hvilke rækker der mangler noget, inden de bliver til drift. Vi hjælper med kortlægningen fra jeres kolonner til systemets felter, så I ikke sidder alene med tvivlen. Skal I flytte fra et andet foreningssystem, kan I også se vores gennemgang af migration fra Holdsport.
Vil I vide hvad det koster, ligger det på prissiden. Vil I se det med jeres eget kartotek, så book en demo, og lad os kigge på jeres data sammen.
