Hvem kan oprette en henvendelse?

Alle medlemmer med et login. Medlemmet ser kun sine egne henvendelser, og administrationen ser dem alle.

Kan en sag tildeles en bestemt person?

En administrator tager selv sagen med knappen Tildel til mig, og tildelingen kan fjernes igen. Der kan ikke sendes en sag videre til en anden person, så i praksis aftaler I, hvem der tager hvad, og vedkommende markerer det på sagen.

Kan medlemmet følge status?

Ja. Medlemmet ser status på sin egen henvendelse og kan filtrere sine sager på status. Statusserne er Åben, Under behandling, Afventer svar, Løst og Lukket.

Kan administratorer skrive interne noter?

Ja. Et flueben ved Intern note gør svaret synligt kun for administratorer. Noten står med en tydelig markering på sagen, og medlemmet får hverken besked eller adgang.

Får medlemmet besked, når der kommer svar?

Ja. Et svar til medlemmet sendes videre som notifikation efter medlemmets egne indstillinger, altså push i webappen, e-mail eller begge. Interne noter udløser ingen besked. Ved en ny henvendelse får klubbens superadministratorer besked.

Kan klubben selv oprette kategorier?

Ja. Kategorierne styres i administrationen, hvor I opretter, omdøber, sorterer og deaktiverer dem. Det er dem, medlemmet vælger imellem, når en henvendelse oprettes.

Specialmodul

Ét sted til medlemmernes henvendelser

Medlemmerne sender spørgsmål, fejl og andre henvendelser direkte til klubben. Administrationen fordeler dem, følger op og holder styr på, hvad der stadig mangler et svar.

Inkluderet

Oversigten over henvendelser i administrationen med søgefelt og filtre, og en liste over sager om solotilladelse, fejl på bookingkalenderen, adgang til klubhuset, refusion af kontingent og helbredserklæring, hver med kategori, prioritet og status

Medlemmer har ofte spørgsmål om booking, udstyr, uddannelse eller kontingent. I dag kommer de på mail, SMS eller Facebook, og så er det svært at se, hvem der har svaret, og hvad der stadig mangler. Med Henvendelser i Startstedet samles det hele ét sted, så intet bliver glemt, og medlemmerne altid ved, hvor de skal skrive.

For medlemmet

En enkel vej ind til klubben

Medlemmet skal ikke først finde ud af, om spørgsmålet hører til hos formanden, kassereren, skolechefen eller en helt fjerde. Henvendelsen oprettes i klubportalen med en kategori, et emne, en prioritet og en beskrivelse, og der kan vedhæftes filer, hvis et billede eller et dokument gør sagen tydeligere.

Formularen Ny henvendelse med kategorien Uddannelse valgt, emnet Spørgsmål om solotilladelse, prioriteten Normal, en beskrivelse fra medlemmet og et felt til at vedhæfte filer

For administrationen

Se hvad der venter, og hvem der tager den

Administrationen får én samlet liste over alle henvendelser med kategori, prioritet, status og hvornår der sidst er svaret. Der kan søges på emne og navn og filtreres på status, prioritet og kategori. En administrator tager selv sagen, og så står det på henvendelsen, hvem der har den.

Søgefelt og filtre for status, prioritet og kategori over listen med henvendelser, hvor hver række viser nummer, medlem, emne, kategori, prioritet, status og hvornår der sidst er svaret

Intern koordinering

Tal sammen internt uden at medlemmet ser det

På hver henvendelse ligger både svarene til medlemmet og administrationens egne noter. En intern note markeres tydeligt og vises kun for administratorer, så bestyrelsen kan koordinere en sag uden at sende interne overvejelser videre. Medlemmet ser kun de svar, der er skrevet til det.

En henvendelse om solotilladelse med medlemmets spørgsmål, administrationens svar og en gul intern note med mærkatet Intern note, og et sidepanel med status, prioritet, kategori og hvem sagen er tildelt

Status og kategorier

Se hvad der stadig mangler handling

En henvendelse går fra Åben til Under behandling, Afventer svar, Løst og til sidst Lukket. Status vises som tekst, ikke kun som farve, og både medlemmet og administrationen kan se den. Kategorierne bestemmer klubben selv i administrationen, og medlemmet vælger imellem dem, når henvendelsen oprettes. Skriver medlemmet igen på en sag, der var løst eller lukket, åbner den af sig selv.

Det får I med Henvendelser

Henvendelser med kategori og prioritet
Klubben opretter selv kategorierne
Søgning og filtrering på status, prioritet og kategori
En administrator tager sagen, så det er tydeligt, hvem der har den
Interne noter kun for administratorer
Fem statusser fra åben til lukket
Filer kan vedhæftes både henvendelsen og hvert svar
Medlemmet får besked, når der kommer svar

Ofte stillede spørgsmål

Hvem kan oprette en henvendelse?: Alle medlemmer med et login. Medlemmet ser kun sine egne henvendelser, og administrationen ser dem alle.
Kan en sag tildeles en bestemt person?: En administrator tager selv sagen med knappen Tildel til mig, og tildelingen kan fjernes igen. Der kan ikke sendes en sag videre til en anden person, så i praksis aftaler I, hvem der tager hvad, og vedkommende markerer det på sagen.
Kan medlemmet følge status?: Ja. Medlemmet ser status på sin egen henvendelse og kan filtrere sine sager på status. Statusserne er Åben, Under behandling, Afventer svar, Løst og Lukket.
Kan administratorer skrive interne noter?: Ja. Et flueben ved Intern note gør svaret synligt kun for administratorer. Noten står med en tydelig markering på sagen, og medlemmet får hverken besked eller adgang.
Får medlemmet besked, når der kommer svar?: Ja. Et svar til medlemmet sendes videre som notifikation efter medlemmets egne indstillinger, altså push i webappen, e-mail eller begge. Interne noter udløser ingen besked. Ved en ny henvendelse får klubbens superadministratorer besked.
Kan klubben selv oprette kategorier?: Ja. Kategorierne styres i administrationen, hvor I opretter, omdøber, sorterer og deaktiverer dem. Det er dem, medlemmet vælger imellem, når en henvendelse oprettes.

Henvendelser er klubbens egen funktion til medlemmerne. Den er ikke en supportkanal til mig, og jeg har ikke adgang til klubbens henvendelser.